Vedtægter

§1 – Navn og sted

Stk. 1 Foreningens navn er Rollespilsforeningen Føniks (herefter Føniks).

Stk. 2 Foreningen er hjemmehørende i Odense Kommune.

Stk. 3 Foreningens aktiviteter henvender sig primært til odenseanere og øvrige fynboer, men er åbne for medlemmer og deltagere fra hele landet (Se §2, stk. 1 og stk. 2 pkt. 3.).

 

§2 – Formål

Stk. 1 Føniks’ formål er at bevare og styrke rollespilsmiljøet i Odense og på Fyn.

Stk. 2 For at leve op til målet i Stk. 1 vil følgende forhold blive krav blive opretholdt.

Pkt. 1 Føniks indrager, så vidt muligt, alle former for rollespil, herunder tabletop RPG’s (bordrollespil), live-rollespil, narrative bræt- og kortspil, figurspil og war-gaming. Fremtidige innovationer indenfor rollespil vil blive inddraget løbende.

Pkt. 2 Føniks’ aktiviteter involverer, men begrænser sig ikke til: Bræt-, kort, og figursspilsturneringer, store og små live-rollespilsarrangementer, kongresser, udlån af lokaler til tabletop-grupper, udlån af bøger og materialer til medlemmer, historisk arkivering af bøger og materialer, diverse workshops, samt ugentlige åbent hus-arrangementer.

Pkt. 3 Føniks’ aktiviteter har til formål at styrke rollespilsmiljøet i Odense og på Fyn. Foreningen tilbyder medlemsskab til alle, der opfylder medlemskravene (se §3), underordnet hvor de bor, med det formål at tiltrække flere rollespillere og styrke forholdet til lignende foreninger i resten af landet.

 

§3 – Medlemmer

Stk. 1 Alle interesserede kan optages som medlemmer i Føniks, ved at udfylde og indsende den gældende tilmeldingsblanket til bestyrelsen, og indbetale det fastsatte kontingent, jævnfør §4.

Stk. 2 Undtagelse af Stk. 1 omfatter følgende

Pkt. 1 Tidligere ekskluderede medlemmer kan ikke genindmeldes i Føniks, medmindre eksklusionen er omstødt, jævnfør Stk. 5.

Pkt. 2 Tidligere udmeldte medlemmer, der har udestående med foreningen.

Stk. 3 Medlemmer melder sig ud af foreningen, ved at aflevere en skriftlig meddelelse herom til bestyrelsen.

Stk. 4 Et medlem kan ekskluderes, hvis vedkommende med forsæt modarbejder foreningens interesser, repræsenterer foreningen negativt eller begår ulovligheder i forbindelse med foreningens virke. Eksklusionen skal vedtages af bestyrelsen med et flertal.

Stk. 5 En eksklusion kan omstødes på følgende måder.

Pkt. 1 Enstemmigt af bestyrelsen

Pkt. 2 Med 2/3 flertal af generalforsamlingen.

Stk. 6 Ekskluderede medlemmer har ret til at blive hørt på den førstkommende generalforsamling.

 

§4 – Kontingent

Stk. 1 Kontingentet gælder 13 måneder af gang, med slut den 31. januar.

Stk. 2 Prisen på kontingent fastsættes et år ad gangen, på hver ordinær generalforsamling.

Stk. 3 Betaling af kontingent kan ske fra december året før.

 

§5 – Generalforsamlingen

Stk. 1 Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt, i årets første kvartal, og er foreningens højeste myndighed.

Stk. 2 Indkaldelse til ordinær generalforsamling skal varsles af bestyrelsen senest fire uger før afholdelse.

Stk. 3 Rettigheder under generalforsamlingen er fordelt således.

Pkt. 1 Betalende medlemmer har stemmeret, uanset alder.

Pkt. 2 Gæster har kun taleret.

Stk. 4 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

  1. Formalia: Valg af dirigent, referent og to stemmetællere.
  2. Forpersonens beretning, samt generalforsamlingens godkendelse af denne.
  3. Regnskabsaflæggelse, v. kasserer, samt generalforsamlingens godkendelse af denne.
  4. Behandling af indkomne forslag.
  5. Fastsættelse af kontingent.
  6. Valg af bestyrelse og revisor.
  7. Eventuelt.

Stk. 5 Forslag til vedtægtsændringer

Pkt. 1 Skal leveres skriftligt til bestyrelsen mindst to uger før generalforsamlingen.

Pkt. 2 Vedtagelse af vedtægtsændringer kræver 2/3 af generalforsamlingens stemmer.

Stk. 6 Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med et simpelt flertal og ved håndsoprækning.

Stk. 7 Afstemninger om omstødelse af ekskludering og andre personfølsomme beslutninger kan foretages skriftligt, hvis en af de stemmeberettigede tilstedeværende ønsker det.

Stk. 8 Et medlem af foreningen kan, ved fuldmagt, overdrage sin stemmeret til et andet medlem af foreningen efter følgende krav.

Pkt. 1 Hvert medlem kan overdrages én fuldmagt.

Pkt. 2 En fuldmagt skal godkendes af dirigenten, før den er gyldig.

 

§6 – Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1 En ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når et simpelt flertal i bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftlig (herunder mail) anmodning til forpersonen.

Stk. 2 Generalforsamlingen skal afholdes senest 4 uger efter, at anmodningen er kommet til forpersonens kundskab.

Stk. 3 Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er 2 uger.

 

§7 – Bestyrelsen

Stk. 1 Bestyrelsen varetager den daglige ledelse af Føniks og er ansvarlig for foreningens økonomi, kontakt til andre institutioner og foreninger, samt foreningens materialer og lokaler. Bestyrelsen forpligter sig til at informere medlemmerne om beslutninger, der påvirker foreningen som helhed.

Stk. 2 Bestyrelsen vælges direkte på generalforsamlingen, og består af fem-syv personer (hvoraf 2 består af forpersonen og kassereren) og to-tre suppleanter.

Stk. 3 Bestyrelsen er valgt indtil næste generalforsamling.

Stk. 4 Alle medlemmer, der opfylder medlemskravene (se §3) og kravene nedsat af Fritid og Eliteidræt, kan vælges til bestyrelsen.

Stk. 5 Bestyrelses- og ansvarsposter er fordelt således

Pkt. 1 Forpersonsposten. Forpersonen har det øverste ansvar for foreningens trivsel og kontakt til andre institutioner og foreninger. Forpersonen vælger personligt om vedkommende vil tituleres formand, forkvinde eller forperson.

Pkt. 2 Kassereren. Kassereren er ansvarlig for foreningens regnskab, samt opdatering af medlemsregisteret.

Pkt. 3 Andre ansvarsposter fordeles internt af bestyrelsen og kan variere efter behov.

Stk. 6 Hvis et stemmeberettiget medlem af bestyrelsen træder af, overtager en af suppleanterne, i vedkommendes sted.

Stk. 7 Bestyrelsen tilstræber at afholde bestyrelsesmøder mindst én gang månedligt. Hele bestyrelsen skal informeres om tid og sted for disse møder.

Stk. 8 Bestyrelsen er beslutningsdygtig med simpelt flertal når følgende er opfyldt.

Pkt. 1 Beslutninger kan tages uden at hele bestyrelsen behøver at være samlet.

Pkt. 2 Beslutninger taget uden den samlede bestyrelse skal viderebringes til den resterende bestyrelse.

Pkt. 3 Hele bestyrelsen skal inviteres til ikke-fysiske møder.

 

§8 – Økonomi og regnskab

Stk. 1 Føniks’ regnskabsår følger kalenderåret.

Stk. 2 Det er den til enhver tid siddende forperson og kasserer, der tegner Føniks’ økonomi.

Stk. 3 Føniks’ kasserer kan overgive dele af de økonomiske ressourcer til et eller flere medlemmer midlertidigt, f.eks i forbindelse med indkøb til arrangementer eller nye materialer.

 

§9 – Opløsning af foreningen

Stk. 1 Føniks kan opløses hvis der er 3/4 flertal for det på to følgende generalforsamlinger.

Stk. 2 Overskydende midler i form af penge, materialer, indbo og lignende vil ved en opløsning overdrages til et andet, lignende foretagende indenfor rollespilsmiljøet. Modtageren eller modtagerne af disse midler vil blive besluttet ved foreningens endelige generalforsamling.

 

§10 – Datering

Stk. 1 Således vedtaget på Føniks’ generalforsamling d. 22 februar 2020.