Vedtægter

§1 – Navn og sted
Stk.1: Foreningens navn er Rollespilsforeningen Føniks (herefter Føniks).
Stk. 2, pkt. 1: Foreningen er hjemmehørende i Odense Kommune.
Pkt. 2: Foreningens aktiviteter henvender sig primært til odenseanere og øvrige fynboer, men er åbne for medlemmer og deltagere fra hele landet (se §2, stk. 1, pkt. 4.).

§2 – Formål
Stk 1, pkt. 1: Føniks’ formål er at bevare og styrke rollespilsmiljøet i Odense og på Fyn.
Pkt. 2: Føniks indrager, så vidt muligt, alle former for rollespil, herunder tabletop RPG’s (bordrollespil), live-rollespil, narrative bræt- og kortspil, figurspil og war-gaming. Fremtidige innovationer indenfor rollespil vil blive inddraget løbende.
Pkt. 3: Føniks’ aktiviteter involverer, men begrænser sig ikke til: Bræt-, kort, og figursspilsturneringer, store og små live-rollespilsarrangementer, kongresser, udlån af lokaler til tabletop-grupper, udlån af bøger og materialer til medlemmer, historisk arkivering af bøger og materialer, diverse workshops, samt ugentlige åbent hus-arrangementer.
Pkt. 4: Føniks’ aktiviteter har til formål at styrke rollespilsmiljøet i Odense og på Fyn. Foreningen tilbyder medlemsskab til alle, der opfylder medlemskravene (se §3), underordnet hvor de bor, med det formål at tiltrække flere rollespillere og styrke forholdet til lignende foreninger i resten af landet.

§3 – Medlemmer
Stk. 1, pkt. 1: Alle interesserede kan optages som medlemmer i Føniks.
Pkt 2: Interesserede indtræder i foreningen ved at udfylde og indsende den gældende tilmeldingsblanket til bestyrelsen og indbetale det første kontingent, jævnfør §4.
Stk. 2, Pkt. 1: Tidligere ekskluderede medlemmer kan ikke genindmeldes i Føniks, medmindre eksklusionen er omstødt, jævnfør §3, stk. 4, pkt 2.
Pkt. 2. Ligeledes undtaget er tidligere udmeldte medlemmer, der har udestående med foreningen.
Stk. 3. Medlemmer melder sig ud af foreningen ved at aflevere en skriftlig meddelelse herom til bestyrelsen.
Stk. 4, pkt 1: Et medlem kan ekskluderes, hvis vedkommende med forsæt modarbejder foreningens interesser, repræsenterer foreningen negativt eller begår ulovligheder i forbindelse med foreningens virke. Eksklusionen skal vedtages af bestyrelsen med et kvalificeret flertal.
Pkt. 2: Eksklusionen kan kun blive omstødt enstemmigt af bestyrelsen eller af generalforsamlingen med flertal på 2/3.

§4 – Kontingent
Stk. 1: Kontingentet fastsættes for et år ad gangen på hver ordinær generalforsamling.
Stk. 2. Pkt. 1: Der opkræves kontingent for ét kalenderår ad gangen. Opkrævningen bliver udsendt i perioden 1. til 31. december.
Pkt. 2. Betalinger skal ske senest den 31. januar, hvis nuværende medlemmer ønsker at forny deres medlemskab automatisk.
Stk. 3: Hvis kontingentet ikke er betalt rettidigt, bliver medlemmet meldt ud af Føniks. Medlemmet bliver informeret om udmeldelsen via e-mail.

§5 – Generalforsamlingen
Stk. 1. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt, i årets første kvartal, og er foreningens højeste myndighed. Generalforsamlingen skal varsles af bestyrelsen senest fire uger før afholdelse.
Pkt. 2: Alle betalende medlemmer har stemmeret til generalforsamlingen, uanset alder. Gæster har taleret.
Stk. 2. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:
Formalia: Valg af dirigent, referent og to stemmeoptællere.
1. Formandens beretning, samt generalforsamlingens godkendelse af denne.
2. Regnskabsaflæggelse, v. kasseren, samt generalforsamlingens godkendelse af denne.
3. Behandling af indkomne forslag.
4. Fastsættelse af kontingent.
5. Valg af bestyrelse og revisor.
6. Eventuelt.
Stk. 3. Forslag om vedtægtsændringer skal leveres skriftligt til bestyrelsen mindst to uger før generalforsamlingen. Vedtagelse af vedtægtændringer kræver 2/3 af generalforsamlingens stemmer.
Stk. 4. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med et simpelt flertal og ved håndsoprækning. Afstemninger om ekskludering og andre personfølsomme beslutninger kan foretages skriftligt, hvis en af de stemmeberettigede tilstedeværende ønsker det.
Stk. 5. Et medlem af foreningen kan, ved fuldmagt, overdrage sin stemmeret til et andet medlem af foreningen. Hvert medlem kan overdrages én fuldmagt. En fuldmagt skal godkendes af dirigenten, før den er gyldig.

§6 – Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når et simpelt flertal i bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftligt (herunder mail) anmodning til formanden. Generalforsamlingen skal afholdes senest 4 uger efter, at anmodningen er kommet til formandens kundskab.
Stk. 2. Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er 2 uger.

§7 – Bestyrelsen
Stk. 1: Bestyrelsen varetager den daglige ledelse af Føniks og er ansvarlig for foreningens økonomi, kontakt til andre instritutioner og foreninger, samt foreningens materialer og lokaler. Bestyrelsen forpligter sig til at informere medlemmerne om beslutninger, der påvirker foreningen som helhed.
Stk. 2, pkt. 1: Bestyrelsen vælges direkte på generalforsamlingen, og består af fem-syv personer og to-tre suppleanter. Bestyrelsen vælges for ét kalenderår ad gangen – altså indtil næste generalforsamling. Alle medlemmer, der opfylder medlemskravene (se §3) og kravene nedsat af Fritid og Eliteidræt, kan vælges til bestyrelsen.
Stk. 3, pkt. 1: Der eksisterer to faste poster i bestyrelsen. Disse er formandsposten, med det øverste ansvar for foreningens trivsel og kontakt til andre institutioner og foreninger, og kasseren, der er ansvarlig for foreningens regnskab, samt opdatering af medlemsregisteret.
Pkt. 2: Andre ansvarsposter fordeles internt af bestyrelsen og kan variere efter behov.
Stk. 4: Hvis et medlem af bestyrelsen forlader bestyrelsen, indtræder en af suppleanterne i bestyrelsen i vedkommendes sted.
Stk. 5, pkt 1: Bestyrelsen tilstræber at afholde bestyrelsesmøder mindst én gang månedligt. Hele bestyrelsen skal informeres om tid og sted for disse møder.
Pkt. 2: Bestyrelsen er beslutningsdygtig med simpelt flertal. Beslutninger kan tages uden at hele bestyrelsen behøver at være samlet.
Pkt. 3: Beslutninger kan tages uden, at bestyrelsen behøver at mødes fysisk, f.eks. via mail, telefonmøder eller lignende, så længe kravet om simpelt flertal for beslutninger overholdes. Hele bestyrelsen skal inviteres til disse ikke-fysiske møder.

§8 – Økonomi og regnskab
Stk. 1: Føniks’ regnskabsår følger kalenderåret.
Stk. 2, pkt 1: Det er den til enhver tid siddende formand og kasserer, der tegner Føniks’ økonomi.
Pkt. 2: Kasseren kan overgive dele af Føniks’ økonomiske ressourcer til et eller flere medlemmer midlertidigt, f.eks i forbindelse med indkøb til arrangementer eller nye materialer. Se også §3, stk. 4 og §7, stk. 3.

§9 – Opløsning af foreningen
Stk. 1, pkt. 1: Føniks kan opløses hvis der er 3/4 flertal for det på to på hinanden følgende generalforsamlinger.
Pkt. 2: Overskydende midler i form af penge, materialer, indbo og lignende vil ved en opløsning overdrages til et andet, lignende foretagende indenfor rollespilsmiljøet. Modtageren eller modtagerne af disse midler vil blive besluttet ved foreningens endelige generalforsamling.

§10 – Datering
Stk. 1: Således vedtaget på Føniks’ generalforsamling d. 2/2-2019.